Správa dokumentů a ochrana informací

Hledání v dokumentech omezíte nejlépe tak, že do dokumentů nebudete ukládat informace, které je lepší mít jinde.

Proč se hledá v dokumentech

DMS se předhánějí, jak kvalitně dokážou prohledávat dokumenty a rychle v nich hledat. Často pracovníci prohledávají i větší množství dokumentů, protože nemají efektivnější cestu, jak najít potřebné informace. Hlavní příčinou je špatné strukturování informací.

Pokud omezíme počet dokumentů a místo nich použijeme krátké kvalitně strukturované záznamy, většinu informací najdou pracovníci mnohem rychleji.

Cloudová úložiště jako MS SharePoint, My Drive, DropBox apod. zpřístupnily sdílení dokumentů i jejich prohledávání a pochopitelně tak přímo vybízejí k tomu, aby se informace ukládaly do dokumentů, i když je to pro interní inforamce většinou nevhodná forma. Čím více lidí s informacemi pracuje, tím více jsou dokumenty nevhodné, protože neumožňují kvalitní propojování informací ani jejich potřebnou ochranu.

Hledání se úplně zbavit nedá

Dokumenty jsou nezbytnou součástí komunikace mezi firmami. Archivace a prohledávání dokumentů z firem nevymizí, ale jejich kvalitní organizace nutnost prohledávání zásadně omezí.

Kvalitní struktura záznamů nahradí dokumenty

Moderní nástroje umožňují efektivní práci se záznamy, která je rychlejší a lépe vede lidi k pečlivosti v práci. Dokumenty jsou nevhodné zejména pro záznamy, které vznikají postupně, jsou krátké a je důležité je třídit a vyhledávat v nich.

Často se ve firmách v dokumentech nevhodně ukládají:

• Problémy, které se mají řešit
• Požadavky v projektech
• Výkazy práce (typicky v MS Excel tabulkách)
• Plány činností někdy i rozepsané na jednotlivé úkoly
• Poznámky a záznamy různého typu.

Zejména poznámky a záznamy nejčastěji vedou k potřebě prohledávat dokumenty, protože jsou nejméně strukturované. Právě kvůli potřebě jejich vyhledávání ale pro ně vzniklo mnoho nástrojů, které podporují efektivnější práci, než dokumenty.