DMS a Správa informací

Informace, ať už jsou v dokumentech nebo ne, musí být v bezpečí a dostupné. U dokumentů to platí dvojnásob.

Váháte, jestli potřebujete DMS nebo spisovku? Přečtěte si více o potřebě spisovky i pro firmy, kde není povinná.

Správa všech dokumentů a informací je mnohem širší problematika, než jenom spisovka:

• Hlavním cílem spisovky je, aby byly vždy k dohledání všechny oficiální, formální nebo jinak schválené dokumenty
• Univerzální správa informací zajistí, aby každý ve firmě snadno a rychle našel vše, co k práci potřebuje.

DMS (zkratka z anglického Document Management System) často nahrazuje za spisovou službu. Může jít o to samé, ale spisová služba má výrazná formální omezení, která překáží efektivní každodenní práci s informacemi.

Proč potřebuji správu informací?

V každé firmě je mnoho typů informací, které může mít někdo na starost, ale ostatí často ani neví, u koho se zeptat. Čím je firma větší, tím více tento problém narůstá. A kritická situace nastane, když někdo není dostupný a zrovna byl tím jediným, kdo informaci znal.

Firma, která myslí dopředu a na problémy, by nikdy neměla dopustit, aby informace znal jen jeden člověk. Dokonce ani když jde o vlastníka, není to v pořádku.

Druhým, často závažnějším problémem, je pracnost získání a zpracovávání informací. Když jsou na různých místech, často jenom v emailech, není možné v nich efektivně hledat. Je třeba se dotazovat, což práci velmi zdržuje.

Jak s o informace a data ve firmě starat

Základem dobré práce s informacemi je flexibilní sytém, který vám umožní se všemi inforamcemi přímo pracovat a současně je uchovává a indexuje.

Abyste měli firemní data a informace k dispozici, je nutné, aby byla tam, kde vznikají. Např. knowledgebase je velmi užitečným nástrojem, ale jenom na takové informace, do kterých skutečně máte čas investovat, aby je někdo zaznamenal. Naprostá většina dat a informací ale vzniká z každodenní práce lidí. A nikdo je nikam předávat nechce a nebude. I přesto z nich můžete těžit cenné poznatky

• Systém jako je AyMINE vám zajistí, že všechny informace mají své místo
• Každá informace má jasně svůj druh. Bude jasné, kde jsou ceníky, nabídky, požadavky, plány atd
• S informacemi budete přímo pracovat a hlavně – systém s nimi pracuje za vás. Podle ceníku ocení nabídku, pošle ji zákazníkovi, Vytvoří zápis z porady rozešle ho všem, kdo ho potřebují. Uloží rozhodnutí vedoucího a zpřístupní ho všem, koho se týká.
• Systém vám zpracuje i data, která pomohou firmu řídit - např. úkoly.
• Jasně oddělíte pracovní verze dokumentů od jejich finálních a oficiálních verzí

S AyMINE budete mít nejenom informace, ale mnoho práce s nimi dokáže i přímo sám udělat.

K čemu je důležité zaznamenávat problémy a úkoly?

Možná jste dosud o mnoha typech záznamů neuvažovali jako o informacích. Např. úkol, tedy zadání práce, se mezi informace většinou neřadí. Když s nimi ale budete umět pracovat, můžete snadno dohledat, kdo kdy co řešil a kolik to stálo času. Nebo zjistíte, kolik skutečně úkolů má někdo na starost

Podobně problémy, reklamace a další záznamy jsou velmi cennými daty. Ať už jde o interní problémy nebo reklamace, dávají důležitou informaci, kolik vlastně firmu stojí kvalita.

Jak usnadnit hledání v dokumentech

Hledání v dokumentech omezíte nejlépe tak, že do dokumentů nebudete ukládat informace, které je lepší mít jinde.

Proč se hledá v dokumentech

DMS se předhánějí, jak kvalitně dokážou prohledávat dokumenty a rychle v nich hledat. Často pracovníci prohledávají i větší množství dokumentů, protože nemají efektivnější cestu, jak najít potřebné informace. Hlavní příčinou je špatné strukturování informací.

Pokud omezíme počet dokumentů a místo nich použijeme krátké kvalitně strukturované záznamy, většinu informací najdou pracovníci mnohem rychleji.

Hledání se úplně zbavit nedá

Dokumenty jsou nezbytnou součástí komunikace mezi firmami. Archivace a prohledávání dokumentů z firem nevymizí, ale jejich kvalitní organizace nutnost prohledávání zásadně omezí.

Kvalitní struktura záznamů nahradí dokumenty

Moderní nástroje umožňují efektivní práci se záznamy, která je rychlejší a lépe vede lidi k pečlivosti v práci. Dokumenty jsou nevhodné zejména pro záznamy, které vznikají postupně, jsou krátké a je důležité je třídit a vyhledávat v nich.

Často se ve firmách v dokumentech nevhodně ukládají:

• Problémy, které se mají řešit
• Požadavky v projektech
• Výkazy práce (typicky v MS Excel tabulkách)
• Plány činností někdy i rozepsané na jednotlivé úkoly
• Poznámky a záznamy různého typu.

Zejména poznámky a záznamy nejčastěji vedou k potřebě prohledávat dokumenty, protože jsou nejméně strukturované. Právě kvůli potřebě jejich vyhledávání ale pro ně vzniklo mnoho nástrojů, které podporují efektivnější práci, než dokumenty.