Efektivní komunikace je základem každého lidského společenství, firmy i jakékoli jiné organizace.
Bohužel, v mnoha firmách existují jenom dvě cesty: řeč a email. Hovor je samozřejmě velmi důležitý, ale rozhodně se nehodí na všechno. Vedle toho email by do interní komunikace neměl patřit vůbec.
Využijte moderních komunikačních nástrojů, které lidé denně používají, připravených tak, aby dobře sloužily v prostředí organizace
- Chat – rychlá diskuze ke konkrétnímu tématu, nejbližší hovoru. Používáme, když nechceme rušit nebo je kolega v jiné budově
- Diskuze – Více lidí zapojených do řešení společné otázky. Slovní diskuze je efektivní, když je téma jednoduché. Ve chvíli, kdy je třeba se nad tématem zamýšlet a formulovat myšlenky. Je písemná forma s mnoha lidmi efektivnější. Měla vy se vést v interním systému přímo u záznamu, o kterém se diskutuje – plánu, problému, požadavku zákazníka apod.
- Vzkazy, Upozornění – Jednomu člověku poslané připomenutí. Vzkaz se, stejně jako diskuzi, váže ke konkrétnímu tématu a měl by s ním být spojen. Proto patří do firemního systému k ostatním záznamům
- Sdílení různorodých informací – Efektivní sdílení informací – ať už jde o rozhodnutí, know-how, zápisy o činnosti apod. Když jsou dostupné a snadno dohledatelné, lidé se dozví, co potřebují a když to potřebují.
- Efektivní zápisy z porad – Informace ze zápisu potřebujete vidět o úkolů a témat, které byly probírány. Pak jsou vždy snadno k dohledání.
- Sdílení dokumentů – I dobré sdílení dokumentů je cestou jak ušetřit práci s hledáním.
Proč se vyhýbat v interní komunikaci emailu
Email má mnoho nedostatků:
- Především, email míchá dohromady interní a externí komunikace. Vytváří velké riziko, že se informace dostanou někam, kam nemají
- Emailová zpráva postrádá vazbu na to, čeho se týká – úkol, zakázku, cokoli. To je jedním z hlavních důvodů, proč je tak těžké emaily spravovat.
- Emailové schránky jsou soukromé, ale většina vnitrofiremní komunikace nemá být soukromá. Když vlastník schránky odejde z firmy, všechna jeho komunikace se většinou ztratí a s tím i mnoho důležitého
Firemní email patří do firemní aplikace
Je třeba odlišit soukromou a firemní komunikaci. Pracovníci mají právo na soukromí, ale to by mělo chránit jenom soukromé záležitosti. Všechny firemní emaily – objednávky, projektová diskuze atd. patří do sdíleného firemního prostředí. Proto AyMINE nabízí firemní emailovou správu.
Email není nástroj pro sdílení informací
Efektivní sdílení informací – ať už jde o rozhodnutí, know-how, zápisy o činnosti apod. jsou nejčastější příčinou zahlcené interní komunikace. Řada pracovníků nečte emaily, protože jich má mnoho, ale i proto, většinu
Přínosy oddělení interní komunikace od emailů
Oproti zaběhané komunikaci postavené na emailech a slovních pokynech jsou hlavními přínosy:
- Dokumentace informací a možnost jejich vytěžování (např. hledání zkušeností)
- Možnost dohledat záznamy nezávisle na účastnících – díky dostupnosti komunikace v systému k ní mají přístup i pracovníci zapojení do činnosti dodatečně
- Ochrana před externími (spoofing, phishing) i interními hrozbami (mobbing, staffing). Externí hrozby jsou z velké části eliminovány tím, že je jasně odlišená hranice mezi vnější a interní komunikací, interní hrozby velmi účinně eliminuje fakt, že komunikace je otevřená, a může být kontrolována interním ombudsmanem, personalistou nebo výše postaveným nadřízeným. Díky tomu nedává prostor pro komunikační šikanu.
