Archivace smlouvy vyžaduje nejen bezpečné úložiště, ale i doložení o procesu jejího uzavírání
Informace, které je třeba evidovat
Aby bylo možné doložit, že smlouva byla uzavřena s péčí řádného hospodáře, je třeba uchovat informace o procesu, který k uzavření smlouvy vedl
Výběrové řízení
Když je povinnou součástí smluvního procesu i výběr dodavatelů nebo optimálního řešení, musí být uloženy i podklady související s výběrem.
Řádný hospodář musí doložit, jak probíhal výběr a že v době rozhodnutí šlo o optimální volbu.
Komunikace mezi smluvními stranami
- e-maily, dopisy
- záznamy o telefonátech
- záznamy o předaných vzorcích
- zápisy ze schůzek
- ...
Interní připomínkování a schvalování
- související interní komunikace
- kdo co kdy schválil
- interní verze smlouvy
- zápisy ze schůzek
- ...
Bezpečnost registru smluv
Informace jsou přístupné jen tomu, kdo má mít oprávnění
- zabezpečení obchodního tajemství
- GDPR, pokud je smlouva uzavřena s fyzickou osobou
Nelze antedadovat záznamy
Změny po uzavření práce na smlouvě jsou zablokovány
- smlouva
- související záznamy
Další informace, které registr poskytuje
Registr smluv může poskytnout důležité souhrnné informace a / nebo informace z historie
Úvěrová angažovanost u klientů
Větší firmy mají často nastavená pravidla, jaký objem smluv může být uzavřen s jedním klientem (zejména v případě úvěrového financování). Obchodník tak může zjistit, že nemá vyjednávat potenciální novou smlouvu, protože to limity nedovolují.
Řádný hospodář musí doložit, jak probíhal výběr a že v době rozhodnutí šlo o optimální volbu.
Limit pojištění podnikatelských rizik
Pokud má firma pojištění s limitem pro určitý typ smlouvy, může si pomocí registru smluv kontrolovat, aby limit nepřekročila
